Schulberatung und schulpsychologischer Dienst 
des Staatlichen Schulamts Pfaffenhofen

Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung bezieht sich auf die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen dieses Internetauftritts, einschließlich der dort angebotenen Dienste.

Für nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie uns unter den unten genannten Kontaktdaten erreichen.

Allgemeine Hinweise

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Schulberatung:                 Schulberatung des staatlichen Schulamts Pfaffenhofen

                                       Außenstelle Ernsgaden

                                       Susanne Tober, BRin

                                       Schulstr. 6

                                       85126 Ernsgaden

                    schulberatung@schulamt-paf.de


 

Schulamt Pfaffenhofen:  Erich Golda, SchaD

                                    Staatlichen Schulamt Pfaffenhofen

                                    Poststr. 3

                                    85276 Pfaffenhofen an der Ilm

                                    erich.golda@schulamt-paf.de


 

Systemadministrator und verantwortliche für den Inhalt:

                                            Susanne Tober, BRin, schulberatung@schulamt-paf.de


Datenschutzbeauftragter:   Tobias Dupper, datenschutz@schulamt-paf.de


Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer Daten


Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Erfüllung des Bildungs- und Erziehungsauftrags, den das Bayerische Gesetz über das Erziehungs- und Unterrichtswesen (BayEUG) den Schulen zuweist.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ergibt sich, soweit im Folgenden nichts anderes angegeben ist, aus Art. 85 des Bayerischen Erziehungs- und Unterrichtsgesetztes (BayEUG) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe e der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Demnach ist es uns erlaubt, die zur Erfüllung der schulischen Aufgaben erforderlichen Daten zu verarbeiten.

Empfänger von personenbezogenen Daten

-

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

 
Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

 
Ihre Rechte


Als Betroffener einer Datenverarbeitung haben Sie die folgenden Rechte:
- Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
- Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
- Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO).
- Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
- Falls Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben und die Verarbeitung auf dieser Einwilligung beruht, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen, wenn die Verarbeitung auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. e DSGVO erfolgt (Art. 21 Abs. 1 Satz 1 DSGVO).

 
Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde


Unabhängig davon besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz, den Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:
Postanschrift: Postfach 22 12 19, 80502 München
Adresse: Wagmüllerstraße 18, 80538 München
Telefon: 089 212672-0
Telefax: 089 212672-50
E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de
Internet: https://www.datenschutz-bayern.de/

 
Weitere Informationen


Für nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten und zu Ihren Rechten können Sie uns unter den oben (zu Beginn von A) genannten Kontaktdaten erreichen.

B) Informationen zum Internetauftritt

Technische Umsetzung


Unser Webserver wird durch (Telekom Deutschland GmbH) betrieben. Die von Ihnen im Rahmen des Besuchs unseres Webauftritts übermittelten personenbezogenen Daten werden daher durch diesen Auftragsverarbeiter in unserem Auftrag verarbeitet.


Protokollierung


Wenn Sie diese oder andere Internetseiten aufrufen, übermitteln Sie über Ihren Internetbrowser Daten an unseren Webserver. Die folgenden Daten werden während einer laufenden Verbindung zur Kommunikation zwischen Ihrem Internetbrowser und unserem Webserver aufgezeichnet:
- Datum und Uhrzeit der Anforderung
- Name der angeforderten Datei
- Seite, von der aus die Datei angefordert wurde
- Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, etc.)
- verwendete Internetbrowser und verwendetes Betriebssystem
- pseudonymisierte IP-Adresse des anfordernden Rechners
- übertragene Datenmenge.

Nach Ende der Verbindung werden diese Daten gelöscht.


Aktive Komponenten


Wir verwenden keine aktiven Komponenten wie Javascript, Java-Applets oder Active-X-Controls.

Cookies

Beim Zugriff auf dieses Internetangebot werden von uns Cookies (kleine Dateien) auf Ihrem Gerät gespeichert, die für die Dauer Ihres Besuches auf der Internetseite gültig sind („session-cookies“). Wir verwenden diese ausschließlich während Ihres Besuchs unserer Internetseite. Die meisten Browser sind so eingestellt, dass sie die Verwendung von Cookies akzeptieren, diese Funktion kann aber durch die Einstellung des Internetbrowsers von Ihnen für die laufende Sitzung oder dauerhaft abgeschaltet werden. Nach Ende Ihres Besuches wird Ihr Browser diese Cookies automatisch löschen.

Auswertung des Nutzungsverhaltens (Webtracking-Systeme; Reichweitenmessung)

Wir führen eine Reichweitenmessung nur anhand statistischer Daten (also ohne Nutzung personenbezogener Daten) durch.


C) Informationen zu weiteren Verarbeitungen

 a) Daten von Schülerinnen und Schülern und Erziehungsberechtigten
Bei den Daten von Schülerinnen und Schülern handelt es sich insbesondere um Name, Adressdaten, Geburtsdatum der Schülerin/des Schülers, Daten zur schulischen Vorbildung. Ggf. werden auch besondere pädagogische Fördermaßnahmen, z.B. Empfehlungen zur Schullaufbahn, Schulversäumnisse und Ordnungsmaßnahmen nach Art. 86 BayEUG gespeichert.
Bei den Daten von den Erziehungsberechtigten handelt es sich insbesondere um Name und Adressdaten sowie Angaben zum Sorgerecht.
Rechtsgrundlage
Zentrale Rechtsgrundlage ist Art. 85 Abs. 1 BayEUG. Danach dürfen Schulen die zur Erfüllung der ihnen durch Rechtsvorschriften zugewiesenen Aufgaben erforderlichen Daten der Schülerinnen und Schüler und deren Erziehungsberechtigten verarbeiten.
Die Datenverarbeitung im Rahmen der Herausgabe eines Jahresberichts für die Schülerinnen und Schüler und die Erziehungsberechtigten beruht auf Art. 85 Abs. 3 BayEUG, gegebenenfalls im Hin-blick auf Fotos auf einer Einwilligung.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Name und Adressdaten der Erziehungsberechtigten sowie von Angaben zum Sorgerecht ist Art. 85 Abs. 1 Satz 3 BayEUG.


Zwecke
Die Datenverarbeitung der Schulberatung dient in diesem Rahmen insbesondere folgenden spezifischen Zwecken:
Kommunikation mit Erziehungsberechtigten (Art. 2 Abs. 4 BayEUG), Ermittlung des sonderpädagogischen Förderbedarfs (Art. 19 BayEUG); Einsatz Mobiler Sonderpädagogischer Dienste (Art. 21 BayEUG), Schulberatung durch Beratungslehrkräfte oder Schulpsychologen (Art. 78 BayEUG).

Art. 78 BayEUG
Schulberatung
(1) 1Jede Schule und jede Lehrkraft hat die Aufgabe, die Erziehungsberechtigten und die Schülerinnen und Schüler in Fragen der Schullaufbahn zu beraten und ihnen bei der Wahl der Bildungsmöglichkeiten entsprechend den Anlagen und Fähigkeiten des Einzelnen zu helfen. 2Zur Unterstützung der Schulen bei der Schulberatung werden Beratungslehrkräfte und Schulpsychologen und Schulpsychologinnen bestellt.
(2) Die Aufgaben, die über den Bereich einer Schule hinausgehen, werden von staatlichen Schulberatungsstellen wahrgenommen.
(3) Das zuständige Staatsministerium erlässt Richtlinien für die Schulberatung und regelt deren Zusammenarbeit mit der Berufsberatung und anderen Beratungsdiensten.


Auskunftspflicht gegenüber der Schule
Eine Pflicht zur Auskunft durch Schülerinnen und Schüler beziehungsweise der Erziehungsberechtigten besteht nach Maßgabe von Art. 85 Abs. 1 Satz 3 und Satz 4 BayEUG.

Empfänger
An außerschulische Stellen übermitteln wir Daten unserer Schülerinnen und Schüler nur, soweit es zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich oder anderweitig gesetzlich vorgesehen bzw. zulässig ist.
Zu den Empfängern gehören insbesondere:
- Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler (Art. 85 Abs. 3 BayEUG)

Dauer der Speicherung
Grundsatz:
Daten von Schülerinnen und Schülern und Erziehungsberechtigten werden von uns nur so lange ge-speichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

Aufzeichnungen im Rahmen der Schulberatung:
Aufzeichnungen über Beratungen durch Beratungslehrkräfte und Schulpsychologen werden bis zum Ablauf von drei Jahren nach dem Ende des Schulbesuchs des betreffenden Schülers unter Verschluss gehalten und anschließend vernichtet (vgl. Bekanntmachung über die Schulberatung in Bayern, Abschnitt III Nr. 4.4)


b) Daten von Lehrkräften (hier Schulpsychologinnen und Beratungslehrkräfte)
Von Lehrkräften verarbeiten wir Name, Daten zum Unterrichtseinsatz sowie ggf. weitere Personaldaten, soweit diese zur Abwicklung des Dienstverhältnisses an der Schule erforderlich sind (die Personalakte wird bei der Dienst- oder Beschäftigungsbehörde geführt).


Rechtsgrundlage
Zentrale Rechtsgrundlage ist Art. 85 Abs. 1 BayEUG. Danach dürfen Schulen die zur Erfüllung der ihnen durch Rechtsvorschriften zugewiesenen Aufgaben erforderlichen Daten der Lehrkräfte verarbeiten.
Die Datenverarbeitung im Rahmen der Führung weiterer Personalakten (Nebenakten) ergibt sich aus Art. 104 Abs. 1 Bayerisches Beamtengesetz (BayBG). Danach darf eine Beschäftigungsbehörde, die nicht zugleich personalverwaltende Behörde ist, eine weitere Personalakte (Nebenakte) aus Unterlagen führen, die sich auch in der Grundakte oder Teilakten befinden, soweit deren Kenntnis für die Erledi-gung ihrer Aufgaben erforderlich ist.

Zwecke
Die Datenverarbeitung an unserer Schule dient in diesem Rahmen insbesondere der Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere zu Zwecken der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft (vgl. insbesondere Art. 103 BayBG).
Auskunftspflicht gegenüber der Schule
Eine Pflicht zur Auskunft durch Lehrkräfte besteht nach Maßgabe von Art. 85 Abs. 1 Satz 3 und Satz 4 BayEUG.

Empfänger
An externe Stellen übermitteln wir Daten der Lehrkräfte nur, soweit es zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich oder anderweitig gesetzlich vorgesehen ist.
Zu den Empfängern gehören insbesondere:
- Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler (Art. 85 Abs. 1 und 3 BayEUG)
- die zuständigen Schulaufsichtsbehörden (Art. 113 BayEUG)
- ggf. Angehörige des pädagogischen Personals der Partnerschule und Nutzerinnen und Nutzer in den jeweiligen virtuellen Kursen/Räumen im Rahmen der passwortgeschützten Lernplattform

Dauer der Speicherung
Grundsatz:
Daten von Lehrkräften werden von uns nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlich ist.
Personaldaten:
Die Speicherung, Löschung und Vernichtung Ihrer Personaldaten im Rahmen des Beschäftigungsver-hältnisses richtet sich nach den Art. 103 ff. BayBG, insb. Art. 110 BayBG (im Falle der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 611a BGB sowie in entsprechender Anwendung nach den Art. 103 ff. BayBG, insb. Art. 110 BayBG).

Dienst-E-Mail

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen der Bereitstellung der dienstlichen E-Mail-Postfächer zur datenschutzkonformen elektronischen Kommunikation des staatlichen Personals an staatlichen bayerischen Schulen. Damit dient die Datenverarbeitung der Erfüllung des Bildungs- und Erziehungsauftrags, den das Bayerische Gesetz über das Erziehungs- und Unterrichtswesen (BayEUG) den Schulen zuweist.
a) Daten von Kommunikationspartnern ohne eigenen Dienst-E-Mail-Account (z.B. Schülerinnen und Schüler, Erziehungsberechtigte, schulische Partner)
Bei den Daten von Kommunikationspartnern ohne eigenen Dienst-E-Mail-Account (z.B. Schülerinnen und Schüler, Erziehungsberechtigte, schulische Partner) handelt es sich um diejenigen Daten, die im Rahmen des E-Mail-Verkehrs mit einer Nutzerin bzw. einem Nutzer eines Dienst-E-Mail-Postfachs bekannt werden. Das sind beispielsweise die E-Mail-Adresse, Name, Uhrzeit der versandten E-Mail und Inhalt der versandten E-Mail inkl. Anlage.

Rechtsgrundlage
Soweit eine Datenverarbeitung auf freiwilliger Basis erfolgt, ist Rechtsgrundlage eine Einwilligung der betroffenen Personen.
Im Übrigen ist Rechtsgrundlage Art. 85 Abs. 1 BayEUG.

Zwecke
Die Datenverarbeitung im Rahmen der Bereitstellung der E-Mail-Postfächer dient der datenschutzkonformen elektronischen Kommunikation des staatlichen Personals an staatlichen bayerischen Schulen insbesondere mit Erziehungsberechtigten, Schülerinnen und Schülern (soweit hierfür keine Schul- bzw. Elternkommunikationsportale durch den Schulaufwandsträger bereitgestellt werden), sowie mit schulischen Partnern, z. B. mit örtlichen Behörden, Vereinen, Einrichtungen und Unternehmen; ebenso ggf. der Kommunikation zwischen staatlichen Schulen und weiteren öffentlichen Stellen zur dienstlichen Aufgabenerfüllung. Damit dient die Datenverarbeitung der Erfüllung des Bildungs- und Erziehungsauftrags, den das Bayerische Gesetz über das Erziehungs- und Unterrichtswesen (BayEUG) den Schulen zuweist.
Empfänger

Schulinterne Empfänger
Empfänger sind in erster Linie diejenigen Nutzerinnen und Nutzer des Dienst-Email-Postfachs (staatliches Personal), mit welchen über Dienst-E-Mail kommuniziert wird.
Im Falle eines etwaig durch die Nutzungsbedingungen gestattetem Postfachzugriff kann darüber hinaus die Schulleitung und ggf. dienstlicher Vertreter der Nutzerin bzw. des Nutzers Empfänger der personenbezogenen Daten sein.

Externe Empfänger
Zur Bereitstellung und Nutzung der Dienst-E-Mail ist ferner die Übermittlung personenbezogener Daten an ausgewählte Dienstleister notwendig. Mit diesen Dienstleistern hat die Schule eine Vereinbarung zur Datenverarbeitung im Auftrag der Schule geschlossen (sog. „Auftragsverarbeitung“ nach Art. 28 DSGVO).
Die Schule bedient sich zu Bereitstellung, Betrieb, Wartung und Support der Dienst-E-Mail folgender Auftragsverarbeiter:
o Staatsinstitut für Schulqualität und Bildungsforschung (ISB)
o Akademie für Lehrerfortbildung und Personalführung Dillingen (ALP)
Für die Bereitstellung, Betrieb und Wartung der zentralen technischen Infrastruktur der Dienst-E-Mail sowie den 3rd –Level-Support bedienen sich die Auftragsverarbeiter des Landesamts für Digitalisierung, Breitband und Vermessung (LDBV) – IT-Dienstleistungszentrum des Freistaats Bayern (IT-DLZ), St. Martin-Str. 47, 81541 München – als Unterauftragsverarbeiter.
Ebenfalls Unterauftragsverarbeiter ist die opscon IT operations and consulting GmbH, Große Allee 21, 89407 Dillingen als technischer Betriebsdienstleister.
Im Rahmen der Erfüllung seiner gesetzlichen Aufgaben nach Art. 12 ff. BayEGovG ist das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik Übermittlungsempfänger.
Dauer der Speicherung
Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.
Die Vorgaben zur Speicherdauer sind insbesondere Ziffer 5 der Anlage 2 Abschnitt 7 der BaySchO, zu entnehmen.
Dies bedeutet für die Löschfrist im Einzelnen:
• Eigene Inhalte (z.B. Inhalte des E-Mail-Postfachs, selbst angelegte Kalender und Adressbücher/Kontakte) löschen die Nutzerinnen und Nutzer selbst, sobald diese nicht mehr erforderlich sind, in der Regel spätestens nach Ablauf des darauffolgenden Schuljahres.
• Im Übrigen erfolgt die Löschung nach Deaktivierung des Postfachs in der Benutzerverwaltung. Durch die Nutzerin bzw. den Nutzer versandte Nachrichten/Anhänge verbleiben beim Empfänger.
b) Daten von Nutzerinnen und Nutzern eines Dienst-E-Mail-Postfachs (z.B. Schulleitung, Lehrkräfte)
Bei den Daten von Nutzerinnen und Nutzern eines Dienst-E-Mail-Postfachs (z.B. Lehrkräfte) handelt es sich um Stammdaten, sichtbare Profilinformationen, Passwort, Inhaltsdaten der E-Mails und Anlagen, Kalendereinträge und Aufgaben und sonstige Nutzungsdaten (Protokolldaten) im Sinne der Ziffern 3.1.1 bis 3.1.5 in Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO.
Rechtsgrundlage
Für die Beschäftigtendaten ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO i.V. mit den Rechtsgrund-lagen des jeweiligen Beschäftigungsverhältnisses.
Für die Verarbeitung der Inhaltsdaten die für den jeweiligen Verarbeitungsvorgang einschlägigen Rechtsgrundlagen, in der Regel Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO in Verbindung mit Art. 85 Abs. 1 BayEUG, soweit eine Datenverarbeitung auf freiwilliger Basis erfolgt, ist Rechtsgrundlage eine Einwilligung der betroffenen Personen.
Zwecke
Siehe oben unter a) Daten von Kommunikationspartnern ohne eigenen Dienst-E-Mail-Account (z.B. Schülerinnen und Schüler, Erziehungsberechtigte, schulische Partner) - Zwecke.
Empfänger
Schulinterne Empfänger
Andere Nutzerinnen und Nutzer, mit denen kommuniziert wird.
Im Falle eines etwaig durch die Nutzungsbedingungen gestattetem Postfachzugriff kann darüber hin-aus die Schulleitung und ggf. dienstlicher Vertreter der Nutzerin bzw. des Nutzers Empfänger der personenbezogenen Daten sein.
Außerdem die Nutzerverwalter der Schule und im Rahmen des Globalen Adressbuchs andere Schulen/ Dienststellen.
Externe Empfänger
Externe Empfänger bzw. Absender, mit denen die Nutzer innen und Nutzer kommunizieren
Im Übrigen siehe oben unter a) Daten von Kommunikationspartnern ohne eigenen Dienst-E-Mail-Account (z.B. Schülerinnen und Schüler, Erziehungsberechtigte, schulische Partner) - Empfänger.
Dauer der Speicherung
Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.
Für die Datenkategorien (Stammdaten, sichtbare Profilinformationen, Passwort, Inhaltsdaten – Ziffern 3.1.1-3.1.4 in Anlage 2 Abschnitt 7 BaySchO) spätestens 3 Monate
o ab dem Zeitpunkt, zu dem das pädagogische Personal die Schule verlässt,
o nach Beendigung der Zusammenarbeit (bei Gastnutzern).
o Die Möglichkeit der Wiederherstellung der Daten kann zur Sicherstellung des Rechts auf Datenübertragbar-keit für weitere 6 Monate vorgesehen werden, sofern die Verarbeitung eingeschränkt ist und die Betroffenen keine Löschung verlangen.
Technische Protokolldaten, die beim Betrieb des Dienstes anfallen, werden maximal 30 Tage aufbewahrt und danach automatisiert gelöscht.
Im Übrigen s.o. unter a) Daten von Kommunikationspartnern ohne eigenen Dienst-E-Mail-Account (z.B. Schülerinnen und Schüler, Erziehungsberechtigte, schulische Partner) – Dauer der Speicherung.

Videokonferenzwerkzeug Visavid („Visavid“)

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen der Bereitstellung des Videokonferenzwerkzeugs Visavid zur datenschutzkonformen Durchführung von Videokonferenzen an bayerischen Schulen zur Durchführung des Distanzunterrichts, sowie für Lehrer- und Klassenkonferenzen und zur Kommunikation mit externen schulischen Partnern, z.B. anderen Behörden, Vereinen, Einrichtungen, Unter-nehmen Anbietern von Fortbildungsveranstaltungen, Dienstleister der Schulen und anderen Schulen und öffentlichen Stellen zur dienstlichen Aufgabenerfüllung.
Damit dient die Datenverarbeitung soweit die Videokonferenz im Rahmen des Distanzunterrichts oder für andere unterrichtliche Zwecke erfolgt, der Erfüllung des Bildungs- und Erziehungsauftrags, den das BayEUG den Schulen zuweist.
a) Daten von Nutzerinnen und Nutzern von Videokonferenzen ohne eigenes Visavid-Nutzerkonto (z.B. Gastnutzer wie Erziehungsberechtigte; Schülerinnen und Schüler)
Bei den Daten von Videokonferenzteilnehmerinnen und -teilnehmern ohne eigenes Visavid-Nutzerkonto (z.B. Gastnutzer wie Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler) handelt es sich um diejenigen Daten, die im Rahmen der Durchführung einer Videokonferenz bekannt werden. Das sind beispiels-weise Name, IP-Adresse, Inhaltsdaten der Videokonferenz und des Chats, gegebenfalls. inklusive Bild und Ton (vgl. Nr. 3.1.2, 3.1.5, 3.2 und 3.3 Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO).
Aus Gründen der technischen Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unseren Webserver, werden Protokolldaten von uns gespeichert.
Im Rahmen der Anwendung Visavid verwenden wir Javascript. Diese Funktion kann im Internetbrowser deaktiviert werden. Die Funktion ist jedoch notwendig, damit Visavid genutzt werden kann. Java-Applets oder Active-X-Controls werden nicht verwendet.
Wir setzen und verwenden dabei keine Cookies.
Wir verwenden „Local Storage“. Der Local Storage bietet Applikationen, die im Browser laufen, die Möglichkeit, Daten dort abzulegen. Anders als ein Cookie wird der Local Storage nicht automatisch an einen Server übertragen. Vielmehr organisiert die Applikation erst bei der Nutzung von Visavid entsprechend der Konfiguration, ob und welche Daten verarbeitet werden.
So hat die Nutzerin oder der Nutzer auch ohne Login z.B. die Möglichkeit ihren oder seinen Namen für weitere Sitzungen zu speichern. Das wird ausschließlich über den Local Storage, der sich auf dem Computer befindet, gelöst. Dort wird der Name abgelegt und beim erneuten Aufrufen ausgelesen. Der Nutzerin oder dem Nutzer wird lediglich das Feld für den Teilnehmernamen vorausgefüllt und erst durch das Klicken auf „Betreten“ der Videokonferenz werden die Daten tatsächlich übermittelt.
Programme zur Auswertung des Nutzerverhaltens werden von uns nicht eingesetzt.
Rechtsgrundlage
Soweit eine Datenverarbeitung auf freiwilliger Basis erfolgt, ist Rechtsgrundlage eine Einwilligung der betroffenen Personen.
Im Übrigen ist Rechtsgrundlage Art. 85 Abs. 1 BayEUG, § 46 Abs. 1 Satz 1 BayEUG i.V.m. § 19 Abs. 4 BaySchO i.V.m. Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO.
Zwecke
Die Datenverarbeitung im Rahmen der Verwendung von Visavid erfolgt zur Bereitstellung von Video-konferenzräumen mit integrierter Chat-Funktion für Schulen zu den in Nr. 1 Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO genannten Zwecken, insbesondere
• zum Zwecke der Durchführung von Distanzunterricht,
• der Durchführung von Kommunikation mit Erziehungsberechtigten.
Empfänger
Schulinterne Empfänger
Empfänger sind die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der jeweiligen Videokonferenz (beispielsweise pädagogisches Personal, Schülerinnen und Schüler, Praktikantinnen und Praktikanten, Referendarinnen und Referendare, Seminarlehrkräfte und Seminarteilnehmerinnen und Seminarteilnehmer). Diese sind Empfänger hinsichtlich der in der Videokonferenz jeweils sichtbaren oder hörbaren Daten (konkret:  sichtbare Profilinformationen, Videobild und Ton im Rahmen von Videokonferenzen und der gruppenbezogenen Nutzungsdaten, hierzu Nr. 4.3 Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO).
Externe Empfänger
Externe Empfänger können schul-externe Teilnehmer und Teilnehmerinnen von Videokonferenzen sein (beispielsweise von anderen Behörden, Vereinen, Einrichtungen, Unternehmen). (Zu den jeweiligen Datenarten, die diese empfangen können, vgl. oben)
Zur Bereitstellung und Nutzung von Visavid ist die Übermittlung personenbezogener Daten an ausgewählte Dienstleister notwendig. Mit diesen Dienstleistern hat die Schule eine Vereinbarung zur Datenverarbeitung im Auftrag der Schule geschlossen (sog. „Auftragsverarbeitung“ nach Art. 28 DSGVO).
Die Schule bedient sich zu Bereitstellung, Betrieb, Wartung und Support von Visavid folgender Auf-tragsverarbeiter:
o Auctores GmbH
Amberger Straße 82
92318 Neumarkt
Die Auctores GmbH bedient sich beispielsweise zur Bereitstellung von Rechenzentrum-Services, einer Support-Hotline oder der Bereitstellung von VOIP-Interconnect für die telefonische Einwahl „weiterer Auftragsverarbeiter“ im Sinne des Art. 28 DSGVO. Alle Auftragsverarbeiter haben ihren Sitz in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum; die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich in Mitgliedstaaten der Europäischen Union bzw. Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum.
Bei Vorliegen einer gesetzlichen Verpflichtung werden Ihre Daten an die zuständigen Aufsichts- und Rechnungsprüfungsbehörden zur Wahrnehmung der jeweiligen Kontrollrechte übermittelt.
Im Rahmen der Erfüllung seiner gesetzlichen Aufgaben nach Art. 12 ff. BayEGovG ist das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik Übermittlungsempfänger.
Dauer der Speicherung
Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.
Die Vorgaben zur Speicherdauer sind grundsätzlich Ziffer 5 der Anlage 2 Abschnitt 7 der BaySchO zu entnehmen.
Davon abweichend gilt Folgendes:
• Die Protokolldaten werden aus Gründen der technischen Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unseren Webservern nach spätestens sieben Tagen durch Verkür-zung der IP-Adresse auf Domain-Ebene gelöscht, so dass es nicht mehr möglich ist, einen Bezug auf einzelne Nutzer herzustellen.
Technische Protokolldaten, die beim Betrieb des Dienstes anfallen, werden maximal 30 Tage aufbewahrt und danach automatisiert gelöscht.
• Sämtliche Daten, die innerhalb einer Videokonferenz anfallen – also nicht nur Videobild und Ton (s. Nr. 3.2 in Anlage 2 Abschnitt 7 BaySchO), sondern insbesondere auch Chatnachrich-ten (s. Nr. 3.3 in Anlage 2 Abschnitt 7 BaySchO) – werden nicht gespeichert, sondern mit Be-endigung der Videokonferenz gelöscht.
b) Daten von Nutzerinnen und Nutzern eines Visavid-Nutzerkontos (z.B. Schulleitung, Lehrkräfte)
Zusätzlich zu den unter a) genannten Datenarten werden von Nutzerinnen und Nutzern eines Visavid Nutzerkontos (z.B. Schulleitung, Lehrkräfte) nach dem Login Stammdaten, Passwort und Inhaltsdaten im Sinne der Nr. 3.1.1, 3.1.2, 3.1.4 in Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO verarbeitet.
Darüber hinaus wird im Nutzerkonto gespeichert, dass die Nutzerinnen und Nutzer den Nutzungsbe-dingungen zugestimmt haben und welche Berechtigungen sie im Rahmen der Nutzung der ByCS Angebote haben (z.B. mebis Lernplattform).
Im Rahmen des Login-Prozesses werden die personenbezogenen Daten von Nutzerinnen und Nutzern eines Visavid Nutzerkontos durch ein Identitäts- und Zugriffsmanagementsystem bzw. Identity- und Accessmanagementsystem (im Folgenden: „IAM“) (im Folgenden: ByCS IAM) verarbeitet. Dies bedeu-tet, dass ein Login für Visavid mit den ByCS-Nutzerdaten (Benutzername, Passwort) erfolgt und die Prüfung der Zugangsberechtigung im Rahmen dieses ByCS IAM (ebenfalls in datenschutzrechtlicher Verantwortung der jeweiligen Schule) abläuft. Das ByCS IAM übermittelt an Visavid nach erfolgreicher Prüfung der Zugangsberechtigung die relevanten schulbezogenen und personenbezogenen Daten, um den Nutzerinnen und Nutzern den Zugang zu ihrem jeweiligen Nutzerkonto zu ermöglichen. Genaue Informationen zur Datenverarbeitung im Rahmen des ByCS IAM finden sie in der Datenschutzerklärung zum Webportaldashboard Ihrer jeweiligen Schule
Rechtsgrundlage
Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten ist bei freiwilliger Nutzung die Einwilligung der betroffenen Personen (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. a) DSGVO), im Übrigen bei Nutzung für schulisch Zwecke in der Regel Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. e) DSGVO in Verbindung mit Art. 85 Abs. 1 BayEUG,
Zwecke
Siehe oben unter a) Daten von Nutzerinnen und Nutzern von Videokonferenzen ohne eigenes Visavid-Nutzerkonto (z.B. Gastnutzer wie Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler) - Zwecke.
Darüber hinaus wird Visavid zu Fortbildungszwecken genutzt.
Empfänger
Schulinterne Empfänger
Von der Schule beauftragter mebis-Koordinatorinnen und mebis-Koordinatoren hinsichtlich Stammdaten und Inhaltsdaten (Nr. 3.1.1, 3.1.3, 3.1.4 in Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO).
Im Übrigen siehe oben unter a) Daten von Nutzerinnen und Nutzern von Videokonferenzen ohne eigenes Visavid-Nutzerkonto (z.B. Gastnutzer wie Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler) – Schulinterne Empfänger.
Externe Empfänger
Siehe oben unter a) Daten von Nutzerinnen und Nutzern von Videokonferenzen ohne eigenes Visavid-Nutzerkonto (z.B. Gastnutzer wie Erziehungsberechtigte, Schülerinnen) - Empfänger.
Dauer der Speicherung
Siehe oben unter a) Daten von Nutzerinnen und Nutzern von Videokonferenzen ohne eigenes Visavid-Nutzerkonto (z.B. Gastnutzer wie Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler) – Dauer der Speicherung.